Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1. Cơ sở và nội dung Pháp lý
2. Khái niệm Chi phí lương và các khoản trích theo lương
3. Tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương
Tài khoản sử dụng
Nguyên tắc kế toán
Quy định hạch toán tiền lương và các khoản trích tiền lương năm 2024
Các khoản trích theo lương 2024
Hồ sơ chứng từ
4. Sơ đồ chữ T tài khoản phải trả người lao động
5. Các hạch toán tài khoản 334 phải trả người lao động

1. Cơ sở và nội dung pháp lý

STT	Trích dẫn	Cơ sở pháp lý
1	Khoản 1 điều 53	Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 334 (phải trả cho người lao động)
2		Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT về trích các khoản theo lương của Bảo hiểm xã hội Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017
3	Điều 3	công văn số 1908/QĐ-TLĐ quy định về đóng kinh phí công đoàn

2. Khái niệm Chi phí lương và các khoản trích theo lương

Chi phí tiền lương là tổng thu nhập mà công ty chi trả cho người lao động, bao gồm tiền lương theo ngày công, sản phẩm, mức khoán … công với các khoản phụ trợ cấp.
Hàng tháng công ty sẽ chi trả tiền lương cho nhân viên căn cứ vào ngày theo quy chế công ty hoặc Ký hợp đồng lao động

Các khoản trích theo lương bao gồm các khoản chi phí bảo hiểm, các khoản giảm trừ khác, các khoản thuế thu nhập cá nhân.

3. Tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương

3.1 Tài khoản sử dụng

Tài khoản hạch toán tiền lương, tiền công là TK334 – Phải trả người lao động

Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản cấp 2	Nôị dung tài khoản
TK3341	Phải trả cho cán bộ công nhân viên: Các khoản liên quan phải trả liên quan đến tiền công, tiền lương và trích bảo hiểm xã hội
TK3348	Phải trả cho người lao động khác: Các khoản phải trả khác không liên quan đến tiền công tiền lương và trích bảo hiểm xã hội.

Kết cấu tài khoản 334:

Bên Nợ

Các khoản tiền công tiền lương, các khoản phụ cấp trợ cấp trả cho nhân viên
Các khấu trừ từ tiền công tiền lương, phụ trợ cấp và các khoản bảo hiểm
Các khoản đã ứng trước và chi trả cho người lao động

Bên có

Các khoản tiền công tiền lương, phụ trợ cấp phải trả cho người lao động.
Các khoản có tính chất bảo hiểm cần trả cho người lao động
Các khoản khác cần trả cho người lao động.

3.2 Nguyên tắc kế toán

Tài khoản 334 đùng để phản ánh các khoản tiền công, tiền lương, các khoản phụ cấp trợ cấp phải trả cho người lao động, các khoản bảo hiểm trong quá trình làm việc tại Doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Tiền lương chi trả cho khối bán hàng hạch toán vào TK641
• Tiền lương chi trả cho khối quản lý Doanh nghiệp hạch toán vào TK642
• Tiền lương chi trả cho công nhân sản xuất trực tiếp hạch toán vào TK622
• Tiền lương chi trả cho khối quản lý phân xưởng hạch toán vào TK627

Căn cứ vào các trài khoản trên để trích các khoản bảo hiểm theo quy định

Liên hệ tư vấn

3.3 Công thức căn cứ hạch toán tiền lương và các khoản trích tiền lương

Công thức chung để tính tiền lương thực trả:

	Công thức tính lương
1	Tiền lương thực trả = Tổng thu nhập – Các khoản giảm trừ
1.1	Tổng thu nhập = Tiền lương + tiền thưởng + phụ cấp + trợ cấp
1.2	Các khoản giảm trừ = Bảo hiểm + Thuế TNCN + Các khoản giảm trừ khác

3.4 Các khoản trích theo lương

Các khoản trích theo lương được quy định theo luật bảo hiểm xã hội. Mức đóng bảo hiểm sẽ thay đổi từng lần theo công văn ban hành. Đối với năm 2024 mức bảo hiểm được áp dụng như sau:

Đối với bảo hiểm xã hội Theo luật bảo hiểm xã hội, tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là 32% trong đó Trích tư công ty là 21.5%, đối với người lao động là 10.5%.

Chi tiết các khoản trích như sau:

Danh mục	Doanh nghiệp	Người lao động	Tổng
1. Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17.5%	8%	25.5%
2. Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1.5%	4.5%
3. Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%	2%
Tổng các khoản bảo hiểm (1+2+3)	21.5%	10.5%	32%
4. Kinh phí công đoàn	1%	1%	2%

Theo điều 23 công văn số 1908/QĐ-TLĐ quy định về đóng kinh phí công đoàn như sau:

Phần trích công đoàn từ Công ty là 1%
Nếu cán bộ công nhân viên tham gia là đoàn viên tại các cơ sở doanh nghiệp thì mức trích là 1%

Xem thêm: Mức đóng bảo hiểm mới nhất năm 2024

3.5 Hồ sơ chứng từ

Để đảm bảo chi phí lương hợp lệ được ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp thì hồ sơ chứng từ cần như sau:

• Ủy nhiệm chi, phiếu chi theo bảng lương.
• Hợp đồng lao động.
• Bảng chấm công
• Hồ sơ nhân viên
• Quy chế lương tại công ty hoặc các quyết định liên quan

4. Sơ đồ chữ T tài khoản phải trả người lao động

Xem thêm:

5. Các hạch toán tài khoản 334 phải trả người lao động

5.1 Hạch toán chi phí lương

5.1 Hạch toán chi phí lương
Nợ TK241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK641 – Chi phí bán hàng (Thông tư 133 là TK6421)
Nợ TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Thông tư 133 là TK6422)
Có TK334 – Phải trả người lao động
(nếu áp dụng thông tư 133 thì TK154 sử dụng thay cho TK622,623,627

Xem thêm: Cách hạch toán theo mẫu bảng lương mới nhất

5. 2. Các khoản giảm trừ theo lương:

• Chi tiền tạm ứng cho nhân viên
Nợ TK334: Trừ vào lương người lao động
Có TK111,112: Số tiền tạm ứng
• Hạch toán thuế thu nhập cá nhân
+ Khi khấu trừ lương nhân viên hạch toán
Nợ TK334 : số tiền thuế TNCN phải nộp (hoặc khấu trừ)
Có TK3335: Số tiền thuế TNCN
+ Khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước
Nợ TK3335: Số tiền thuế TNCN phải nộp
Có TK111,112: Tiền mặt hoặc tiền ngân hàng phải nộp
• Các khoản trích bảo hiểm của người lao động
Nợ TK334 : Tổng số trích trừ vào lương (tỷ lệ 10,5%)
Có TK3383: Trích bảo hiểm xã hội (tỷ lệ 8%)
Có TK3384: Trích bảo hiểm y tế (tỷ lệ 1,5%)
Có T 3386: Trích bảo hiểm thất nghiệp (tỷ lệ 1%) (Thông tư 133 là TK3385)

5.3 Các khoản trích bảo hiểm từ Doanh nghiệp

Căn cứ tỷ lệ trích ở mục 3.4 kế hoạch hạch toán như sau:

Nợ TK622,623,627,641,642: chi phí bảo hiểm (tỷ lệ 23,5%)
Có TK 3383: Trích bảo hiểm xã hội (Tỷ lệ 17,5%)
Có TK 3384: Trích bảo hiểm y tế (tỷ lệ 3%)
Có TK 3386: Trích bảo hiểm thất nghiệp (Tỷ lệ 1%) (TT 133 là TK3385)
Có TK 3382: Trích kinh phí công đoàn (tỷ lệ 2%)

Đây là tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm mới nhất năm 2024

Xem thêm: Quy định về mức đóng bảo hiểm xã hội năm 2024

5.4. Khi nộp tiền bảo hiểm:

Nợ TK 3383 : Số đã trích BHXH (tỷ lệ 25,5%)
Nợ TK 3384 : Số đã trích BHYT (tỷ lệ 4,5%)
Nợ TK 3386 : Số đã trích BHTN (tỷ lệ 2%)
Nợ TK 3382 : Số tiền kinh phí công đoàn phải nộp ( tỷ lệ 2%)
Có TK 111,112: số tiền

5.5 Trong kỳ nhân viên được hưởng bảo hiểm theo chế độ

Doanh nghiệp nhận được tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn…) cho nhân viên thì hạch toán:
– Khi Công ty nhận được tiền bảo hiểm Kế toán hạch toán:
Nợ TK112: Số tiền nhận được
Có TK338: phải trả phải nộp khác.
– Khi Công ty chi trả khoản tiền bảo hiểm người lao động được hưởng.
Nợ TK338: Số tiền phải trả
Có TK111,112: số tiền đã trả