Quà tặng cho nhân viên có được ghi nhận chi phí thuế TNDN không?

Nội dung bài viết

Cơ sở pháp lý về Quà tặng cho nhân viên có được ghi nhận chi phí thuế TNDN
Quà tặng cho nhân viên có phải lập, xuất hóa đơn GTGT không?
Quà tặng cho nhân viên lập và xuất hóa đơn GTGT như thế nào?
Cách xuất hóa đơn GTGT cho quà tặng nhân viên.
Quà tặng cho nhân viên có phải kê khai thuế GTGT không?
Cách xác định tính thuế GTGT hàng quà biếu tặng nhân viên.
Kê khai hóa đơn GTGT biếu tặng quà như thế nào?
Quà tặng nhân viên có được ghi nhận chi phí được trừ không?
Các trường hợp tặng quà cho nhân viên tại Doanh nghiệp
Hồ sơ, chứng từ quà tặng nhân viên để đưa vào chi phí thuế TNDN
Ví dụ về các trường hợp ghi nhận chi phí được từ thuế TNDN
Hướng dẫn Hạch toán quà tặng nhân viên.

1. Cơ sở pháp lý về Quà tặng nhân viên có được ghi nhân chi phí thuế TNDN.

STT	Trích dẫn	Cơ sở pháp lý
1	Khoản 7 Điều 3	Thông tư 26/2015/TT-BTC được sửa đổi từ Thông tư 39/2014/TT-BTC)
2	Khoản 9 Điều 3	Thông tư 26/2015/TT-BTC được sửa đổi từ Thông tư 39/2014/TT-BTC)
3	Điều 4	Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC

2. Hàng quà tặng cho nhân viên có phải lập, xuất hóa đơn GTGT không?

2.1 Quà tặng nhân viên có phải xuất hóa đơn không

Căn cứ theo Khoản 7 và 9 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC được sửa đổi từ Thông tư 39/2014/TT-BTC) thì quà tặng cho nhân viên cho dù mua tặng ngay hoặc mua về nhập kho rồi tặng quà đều phải xuất hóa đơn Giá trị giá tăng.

2.2 Cách xuất hóa đơn GTGT quà tăng nhân viên

– Tên đơn vị mua hàng: Ghi tên của Doanh nghiệp
– Phần hình thức thanh toán: Bỏ trống
– Nội dung “Tên hàng hóa, dịch vụ” thì công thức viết như sau: “Tên hàng hóa, dịch vụ” + “Hàng tặng không thu tiền”
– Nội dung đơn giá: Là giá hàng hóa tại thời điểm phát sinh đơn hàng gần nhất.
– Nội dung thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán: Sẽ ghi nhận nội dung như hóa đơn thông thường

Tham khảo: Thông tư 78/2014/TT-BTC và nghị định 123 Quy định về hóa đơn điện tử.

3. Hàng quà tặng nhân viên có phải kê khai thuế không

3.1 Cách xác định giá tính thuế GTGT hàng biếu tặng nhân viên

Theo Khoản 3 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định: Trường hợp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả trường hợp mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để biếu tặng thì giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ được xác định theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các giao dịch.

Ví dụ:
Công ty Dịch vụ kế toán bán sản phẩm A với giá 300.000đ tại ngày 25/05/20X1. Ngày 01/06/20X1 Kế toán xuất hóa đơn Sản phẩm A tặng cho nhân viên nhân ngày 01/06 thì giá bán sẽ được lấy theo giá trị gần nhất là 300.000đ

3.2 Kê khai hóa đơn GTGT hàng biếu tặng như thế nào?

Bên cho biếu tặng:
Kê khai theo theo quy định mẫu tờ khai thuế GTGT 01/GTGT
Bên nhận được hàng biếu tặng:
Bên nhận không phải thanh toán nên không có chứng từ thanh toán để đủ điều kiện được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nên không phải kê khai hóa đơn hàng biếu tặng.

Xem thêm : Chi phí quà biếu tặng cho khách hàng có được ghi nhận thuế không?

4. Hàng biếu tặng nhân viên có được ghi nhận chi phí được trừ không.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 và Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính thì: Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

4.1 Các trường hợp tặng quà cho nhân viên thường xuyên áp dụng tại Doanh nghiệp.

Quà tặng cho nhân viên nhân dịp tết nguyên đán.
Quà tặng cho nhân viên ngày lễ 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật.
Quà tặng cho nhân viên nhân dịp tết trung thu.

4.2 Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà tết biếu tặng nhân viên vào chi phí hợp lý như sau:

Theo khoản 2 điều 3 thông tư 25/2018/TT-BTC quy định về điều kiện được hưởng và mức hưởng theo các chứng từ hồ sơ như sau:

– Hóa đơn mua hàng hóa quà tặng
– Hợp đồng mua bán quà tặng (nếu có)
– Chứng từ thanh toán: Phiếu thu hoặc ủy nhiệm chi
– Hóa đơn đầu ra (Doanh nghiệp xuất)
– Danh sách nhân viên nhận quà tặng đầy đủ thông tin theo quy định.
– Quy định, quyết định về việc tặng quà cho nhân viên
– Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động, hợp đồng lao động… hoặc khác tại Doanh nghiệp.

4.3 Ví dụ về các trường hợp ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Đối với quà tặng là bánh trung thu và tết nguyên đán.

Trích Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định về các khoản chi được trừ về việc tổng chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế khi thực hiện trong năm tính thuế của Doanh nghiệp.

Ví dụ:
Công ty kế toán HssLink có mua hàng hóa để làm quà trung thu, quà tết cho nhân viên trong công ty với:
– Tổng chi phí cho từng cá nhân là 2.000.000 đồng;
– Tổng thu nhập trong năm của cá nhân là 120.000.000 đồng/năm;
– Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm là 12 tháng.
Như vậy thu nhập bình quân 1 tháng là 12 triệu đồng. Khoản quà tặng bánh trung thu 2.000.0000đ nhỏ hơn thu nhập bình quân 1 tháng nên khoản chi phí này sẽ được ghi nhận là Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế doanh nghiệp và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng, và Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT theo quy định.
(tham khảo theo công văn 4003/TCT-CS ngày 17/10/2018 của tổng cục thuế về chính sách mua hàng làm cho cho cán bộ nhân viên)

Đối với quà tặng các Ngày lễ 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật.

Riêng trường hợp quà tặng cho nhân viên các ngày lễ và sinh nhật nếu có giá trị dưới 200.000đ/người thì Doanh nghiệp lập bảng kê danh sách đi kèm và lập hóa đơn GTGT (theo nghị định 119/2018/NĐ-CP).

5. Cách hạch toán quà tặng nhân viên

5.1. Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho

Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

5.2. Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên

Nợ TK152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
Nợ TK133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bánNợ TK642 – Chi phí quản lý DN
Có TK152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
Có TK33311 – Thuế GTGT đầu ra

5.3. Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Nợ TK353 – Quỹ khen thưởng & phúc lợi
Có TK111,112,331: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán.

5.4 Trường hợp hàng cho biếu tặng bên nhận hạch toán như sau:

Nợ Tk156,142,642: Tổng giá trị + thuế GTGT
Có Tk711: Thu nhập khác

Trong trường hợp này vì bên nhân không phải trả tiền nên không có chứng từ thanh toán. Vì vây Doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT theo công văn số 633/TCT-CS ngày 13/2/2015 của Tổng cục thuế gửi chi cục thuế hải phòng.

Xem thêm : Phương pháp hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán